تجربة بلدية الشارقة لاستخدام نظم المعلومات الجغرافية لإدارة أعمال رقابة الأغذية ...

 تجربة بلدية الشارقة لاستخدام نظم المعلومات الجغرافية

لإدارة أعمال رقابة الأغذية 

فريدة عبد الكريم اليافعي -  بلدية الشارقة ـ إدارة تقنية المعلومات

Farida@shjmun.gov.ae 

ملخص البحث  :

   تعرض هذه الورقة تجربة بلدية الشارقة باستخدام المساعد الرقمي الشخصي PDA مع إمكانيات نظم المعلومات الجغرافية GIS للاستدلال على المواقع للتفتيش الصحي برقابة الأغذية وإدخال بيانات التفتيش وطباعة المخالفات والإنذارات بالموقع . حيث ساهم هذا النظام في تطوير أعمال قسم رقابة الأغذية على جميع المستويات التشغيلية والتخطيطية والإدارية . ونظراً لأهمية الرقابة على الأغذية للسكان في إمارة الشارقة فقد استطاعت البلدية تكثيف جهودها من خلال استخدام التقنية الحديثة لمراقبة عملية التفتيش والتأكد من التغطية الشاملة لجميع الرخص التجارية المتعلقة بنشاط الأغذية كالمطاعم والبقالات والكافتيريات وغيرها ومتابعة المخالفات والإنذارات بطرق علمية .

وستتناول هذه الورقة :

• المشاكل التي كانت تواجه قسم رقابة الأغذية بالعمل قبل استخدام هذا النظام .
• شرح الوضع الجديد بعد استخدام النظام ومقارنته بالوضع السابق .
• شرح عمل النظام الذي يستخدم في التفتيش وإدخال البيانات طباعة المخالفات أو الإنذارات إن وجدت في الموقع دون الحاجة للرجوع إلى المكتب .
• شرح منطقة المشروع النموذجي الذي تم التطبيق عليها وعرض النتائج على المخططات .
• تعرض الورقة كيفية مساهمة النظام في تطوير أعمال قسم رقابة الأغذية على جميع المستويات التشغيلية والتخطيطية والإدارية، وكيفية الاستفادة من نظم المعلومات الجغرافية في اتخاذ القرارات الإدارية المناسبة .
• كما تعرض الورقة العوامل الأساسية التي ساهمت في نجاح هذا التطبيق في بلدية الشارقة .
• وأخيراً التوجه المستقبلي لبلدية الشارقة .

 مقدمــة :

   يعتبر قسم رقابة الأغذية من الأقسام المهمة جداً في البلدية، حيث يشرف هذا القسم على مراقبة جميع الرخص والمحلات التجارية التي لها علاقة بالمواد الغذائية وذلك من خلال التفتيش الدوري عليها. كما يشرف القسم على جميع المواد الغذائية التي يتم استيرادها عن طريق الموانئ المختلفة في إمارة الشارقة. كما يصدر القسم الموافقات الخاصة بالمنشآت التي لها علاقة بالأغذية كمخازن الأغذية والمصانع... إلخ.

   يعمل في رقابة الأغذية حوالي سبعون مفتشاً للتفتيش ومتابعة المحلات التي لها علاقة بالأغذية والمدارس والفنادق والأندية الرياضية في إمارة الشارقة. كما يتم أخذ عينات لاختبار مياه الشرب ومياه أحواض السباحة في المدارس والأندية والمدينة الجامعية والفنادق... إلخ.

   إحدى الشعب المهمة في قسم رقابة الأغذية هي شعبة القطاعات حيث تعتبر شعبة القطاعات من اكبر الشعب وأهمها لدورها في الإشراف على الأغذية في الأسواق والرخص ذات العلاقة وأخذ العينات لمختبر الأغذية لاختبارها. هذه الشعبة تقسم إلى ثلاث فرق، يترأس كل فريق رئيس ومهمتهم تغطية مدينة الشارقة بالكامل.

   وحيث أن إمكانية المفتشين ومهاراتهم متشابهة، وذلك يسهل على القسم تحويل المفتشين من فريق إلى آخر عند الحاجة.

   ويوضح الجدول التالي ( رقم 1 ) إحصائية بمجموع التفتيش في إمارة ومدينة الشارقة خلال الفترة من 1999 – 2006:

السنة	عدد التفتيش الصحي في مدينة الشارقة	عدد التفتيش الصحي في المدن الأخرى بالشارقة	عدد التفتيش الصحي الكلي في إمارة الشارقة
1999	29225	5844	35069
2000	33598	15603	49201
2001	37535	16025	53560
2002	35612	16708	52320
2003	30893	22648	53541
2004	23651	27291	50942
2005	34229	27768	61997
2006	39609	30610	70219

جدول رقم ( 1 ) إحصائيات التفتيش الصحي – نظام الصحة العامة في بلدية الشارقة

    وبناء على ماسبق فقد قمنا بإعداد دراسة في عام 2003 تدرس مشاكل التفتيش ومتابعته ومراقبة المفتشين ودراسة إمكانية استخدام نظم المعلومات الجغرافية لتطوير قسم رقابة الأغذية. وقد اتخذت إدارة بلدية الشارقة في عام 2004 قرارا بتنفيذ هذه الدراسة واستخدام المساعد الرقمي الشخصيPDA    مع إمكانيات نظم المعلومات الجغرافية  GIS للاستدلال على المواقع للتفتيش الصحي برقابة الأغذية وإدخال بيانات التفتيش وطباعة المخالفات والإنذارات بالموقع. كما شكلت البلدية لجنة خاصة لمتابعة الأعمال ولتذليل الصعاب أثناء عملية التطبيق. وقد ساهم هذا النظام في تطوير أعمال قسم رقابة الأغذية على جميع المستويات التشغيلية والتخطيطية والإدارية.

ولشرح هذه التجربة فسنبدأ بشرح فكرة عن أنواع التفتيش والمشاكل التي كانت تواجه قسم رقابة الأغذية قبل استخدام النظام الجديد ثم سنقوم بعرض فكرة الحل والتطبيق والنتائج التي تم عرضها على منطقة الدراسة النموذجية.

أنواع التفتيش المستخدم:

• تفتيش قبل إصدار رخصة تتعلق بالمواد الغذائية.
• تفتيش دوري لمتابعة مطابقة النشاط لقوانين البلدية وأخذ بعض العينات لاختبارها ( كل 35 يوم يتم تفتيش الرخص المتعلقة بالمواد الغذائية كالبقالات والسوبر ماركت، ...الخ
• تفتيش لمتابعة المخالفات وحل مشاكل الجمهور التي قد ترد للبلدية مباشرة أو عن طريق الخط الساخن 933. وهو عبارة عن خط هاتفي يعمل على مدار 24 ساعة لاستقبال شكاوي السكان في الإمارة.
• تفتيش لسحب منتج من السوق عند صدور تعميم من الأمانة العامة للبلديات لسحب منتج من أسواق الدولة، وقد يحدث أحياناً سحب منتج بتاريخ إصدار معين فقط.
• تفتيش المصانع الغذائية لمتابعة سلامة الأغذية وتجنب حوادث التسمم ومتابعة المصانع التي تستورد وتصدر المواد الغذائية. ويوجد حوالي 82 مصنعاً غذائياً مسجل بإمارة الشارقة. وتستغرق عملية تفتيش ومتابعة المصانع وقتاً طويلاً يتراوح من 3 ساعات إلى 3 أيام وذلك حسب حجم المصنع.

المشاكل التي كانت تواجه قسم رقابة الأغذية قبل استخدام النظام:

يمكن تقسيم المشاكل إلى قسمين أساسين كالتالي:

1. مشكلة تتعلق بالعمل
2. مشكلة تتعلق بالإدارة

المشكلة المتعلقة بالعمل:

• تحديد الموقع :

      معرفة موقع المحلات التي سيتم تفتيشها وخاصة في حال تغيير المفتش وعدم معرفته للمنطقة التي سيقوم  بتفتيشها مما قد يستغرق وقتاً أطول في البحث.

• التوزيع العشوائي للمفتشين :

    قد تتفاقم المشكلة السابقة وخاصة في حال تم تغيير مواقع المفتشين وتحويلهم من منطقة إلى أخرى كنوع من التدوير لتوفير العدل في توزيع الأعمال، وبالتالي أي مفتش يحول إلى منطقة جديدة لا يعرفها سيتعرض إلى مشكلة تحديد الموقع.

• التنسيق مع قسم البيئة :

   عند إعطاء الموافقة لأي رخصة تجارية جديدة يقوم قسم رقابة الأغذية بمتابعة المطلوب للرخصة الجديدة والتفتيش على صلاحية المكان أو المعدات اللازمة به والمطلوب للرخصة الجديدة دون الأخذ بعين الاعتبارالمحيط الخارجي الذي يكون بقرب المكان، كأن يكون بالقرب من مصنع يحتوي على مواد ملوثة أو تضر  البيئة وقد تؤثر سلباً على الرخصة الجديدة أو الصحة العامة.

• تحليل المواقع أو المحيط الخارجي :

    لم يكن يتيح النظام المستخدم إمكانية عرض المواقع المحيطة بأي رخصة وذلك لعدم ارتباط النظام السابق بمعلومات الجوار. وعليه فإن قسم رقابة الأغذية لا يستطيع معرفة المحلات المجاورة للموقع المراد ترخيصه، كما أنه من الصعب منع إقامة نوع معين من التراخيص في أي منطقة. ومثال على ذلك منع إقامة نوع معين من المصانع في منطقة المدارس.

المشكلة المتعلقة بالإدارة:

• تقييم المفتشين :

    لا يتيح النظام المتبع لإدارة قسم رقابة الأغذية إمكانية تقييم أداء المفتشين حيث لا يوضح النظام الحالي حجم العمل لكل مفتش. حيث أن النظام يتيح فقط استخراج تقارير توضح عدد المحلات أو المواقع التي فتشت بواسطة كل مفتش بدون أخذ الوقت الضائع بالتنقل من موقع إلى آخر بعين الاعتبار.

• توزيع المفتشين :

        صعوبة تحديد المسافة أو الزمن الذي يحتاجه المفتش للوصول إلى المكان المحدد تؤدي احيانا إلى صعوبة توزيع المفتشين على المواقع بشكل عادل والتي قد تكون مجحفة بحق المفتشين الذين يتنقلون بشكل أكبر وعدد المواقع لهم قليلة.

• تغطية وإنجاز مواقع التفتيش :

         حسب الإمكانيات الحالية للنظام المتبع لا تستطيع إدارة قسم رقابة الأغذية تقييم حجم العمل في كل منطقة ولا تستطيع متابعة حالات التفتيش التي أنجزت أو ما زالت عالقة حسب الموقع الجغرافي.

أهداف الدراسة:

   ولحل المشاكل التي تم عرضها قمنا بإعداد دراسة تهدف إلى عرض كيفية الاستفادة من نظم المعلومات الجغرافية لتطوير أعمال قسم رقابة الأغذية على جميع المستويات التشغيلية والتخطيطية والإدارية. كما تهدف الدراسة إلى عرض فائدة التطابق والتلاحم بين النظام المستخدم في قسم رقابة الأغذية مع نظم المعلومات الجغرافية وإمكانية الاستفادة منه لاتخاذ القرارات الإدارية المناسبة.

الدراسات السابقة:

   اعتمدت الدراسة على مراجعة الدراسات والتطبيقات السابقة والتي استخدمت فيها نظم المعلومات الجغرافية عالمياً وقد تم تقسيم وتصنيف الدراسات التي روجعت إلى ثلاث فئات كالتالي:

• نظم المعلومات الجغرافية في الصحة والبيئة.
• نظم المعلومات الجغرافية في التخطيط.
• نظم المعلومات الجغرافية للتفتيش وإيجاد أفضل الطرق للوصول إلى الهدف.

فكرة الحل المقترح:

   يعتمد الحل المقترح على تطابق وتلاحم نظام رقابة الأغذية المستخدم في قسم رقابة الأغذية مع نظم المعلومات الجغرافية الذي يستخدم في البلدية للحصول على نظام متكامل لإدارة عملية التفتيش الصحي. ويعمل هذا التلاحم بين النظامين على اعتبار أي رخصة لها علاقة بالأغذية ( مطعم، مدرسة، سوبر ماركت ) كعنصر في نظم المعلومات الجغرافية. كما يبين الشكل التالي ( رقم 1 ) الترابط بين نظامي رقابة الأغذية والمعلومات الجغرافية.

شكل رقم ( 1 )الترابط بين نظامي رقابة الأغذية والمعلومات الجغرافية

الدراسة النموذجية :

  وحيث أن الحل المقترح يقدم مفهوم جديد للأعمال والإدارة في قسم رقابة الأغذية، وللتأكد من إمكانية تطبيقه بنجاح، فقد تم اقتراح أن يتم تطبيق الحل على منطقة نموذجية. وعليه فقد تم اختيار منطقة أبوشغارة وبودانق للدراسة النموذجية ولاختبار الترابط والتلاحم بين نظامي رقابة الأغذية والمعلومات الجغرافية، كما هو موضح بالشكل رقم ( 2 ). الدراسة النموذجية يستفاد منها لتقليص الوقت والجهد والتكلفة لإجراء الاختبار على عينة صغيرة نسبياً وللحصول على نتائج سريعة. وقد تم اختيار منطقتي أبو شغارة وبودانق للأسباب التالية.

• تعتبر هذه المناطق من المناطق المزدحمة والتي تحتوي على عدد كبير ومتنوع من الأنشطة التجارية المتعلقة بالصحة العامة والأغذية.
• تعتبر منطقتي أبو شغارة وبودانق من المناطق المألوفة بالنسبة لفريق العمل أو الفنيين العاملين على نظم المعلومات الجغرافية حيث تم اختيارهما بالسابق لبعض الدراسات النموذجية المتعلقة بنظم المعلومات الجغرافية.
• منطقتي أبو شغارة وبودانق من المناطق المخططة بالسابق والتي تعد قديمة نسبياً ولا توجد بها أي تعديلات تخطيطية.

    تم تكوين فريق مشترك يحتوي على اثنان من مفتشي رقابة الأغذية واثنان من الفنيين العاملين على نظم المعلومات الجغرافية بإدارة تقنية المعلومات. حيث قام الفريق بمسح ميداني ( لكل شارع ) لجميع الرخص التجارية والمستودعات الموجودة في المنطقة والتي لها علاقة بالصحة والأغذية، وقراءة المخططات وتحديد الموقع الخاص بكل رخصة على حدة ( أي رقم المنطقة والرقم الحكومي لقطعة الأرض ). وقد استغرق هذا العمل يومان فقط لجمع البيانات.

   ثم تم إدخال بيانات الموقع بواسطة المفتشين في نظام رقابة الأغذية، وقد استغرقت عملية الإدخال يومين فقط.

شكل رقم ( 2 ) منطقتي المشروع النموذجي

 تحميل وربط البيانات:

     

ظم المعلومات الجغرافية تحتوي على معلومات الموقع الجغرافي ( أي رقم المنطقة والرقم الحكومي لقطعة الأرض ) والتي تعكس وسط أو مركز القطعة أو ما يسمى Centroid وهو نقطة المركز أو الوسط لكل مساحة مغلقة وتستخدم لربط الموقع بالبيانات الخاصة به. وبواسطة هذا الربط يمكن ربط الموقع ببيانات التفتيش الخاصة برقابة الأغذية. لذا فإنه يجب التأكد من إدخال رقم القطعة والرقم الحكومي في قاعدة بيانات نظام رقابة الأغذية حتى نتأكد من الربط وحتى يكون نظام رقابة الأغذية متلاحم ومترابط مع نظم المعلومات الجغرافية، مما يتيح خلق مخطط جديد يوضح بيانات تفصيلية عن اسم المفتش، أخر تاريخ للتفتيش، رقم الرخصة التجارية، الاسم التجاري، النشاط، .... إلخ.

مميزات الربط مع نظم المعلومات الجغرافية:

يقدم الربط مع نظم المعلومات الجغرافية عدة فوائد لقسم رقابة الأغذية على مستوى التفتيش، الإدارة، والتخطيط المستقبلي، ونوجز أهم الفوائد كما يلي:

• يستطيع مسئول التفتيش توزيع المفتشين التابعين له حسب المواقع القريبة لتوفير الزمن اللازم للتنقل وتقليص الوقت الضائع في البحث عن المواقع المراد تفتيشها. ومن الممكن أن يتم تزويد المفتش بمخطط يوضح المواقع المراد تفتيشها وطريقة التنقل وأفضل طريق يستطيع أن يسلكه المفتش للوصول إلى هذه المواقع.
• من خلال متابعة النظام الجديد وتحديد الزمن المطلوب للتفتيش والتنقل، تستطيع إدارة الصحة العامة أو قسم رقابة الأغذية أن يحصل على إحصائيات مهمة للتخطيط والمتابعة المستقبلية.
• من خلال النظام يستطيع المفتش معرفة أي موقع بسرعة وخاصة في حالات الطوارئ أو الشكاوي التي ترد للبلدية مباشرة أو من خلال الخط الساخن.
• يستطيع المفتش الحصول على خارطة مطبوعة تبين المواقع التي سيقوم بتفتيشها بشكل يومي. وهذه الخارطة ممكن ان يستلمها بشكل يدوي أو بشكل إلكتروني في المكتب أو الموقع من خلال المساعد الرقمي الشخصي.
• تستطيع إدارة قسم رقابة الأغذية الحصول على تقرير مرئي ( على مخطط ) لمعرفة الأماكن التي فتشت أو المواقع التي لم تفتش بعد أو أي تقارير أخرى تتعلق بعملية التفتيش.
• تستطيع إدارة قسم رقابة الأغذية الحصول على تقرير يوضح المخالفات المختلفة واتخاذ القرارات المناسبة بناءاً على المخالفات المتشابهة في المواقع القريبة. ومثال على ذلك في حالة وجود مخالفات تتعلق بالحشرات والقوارض خلال فترة معينة وفي مناطق متجاورة.
• تستطيع إدارة قسم رقابة الأغذية مراجعة وتقييم حجم العمل لكل مفتش بشكل يومي، أسبوعي، أو شهري كما يمكنهم مقارنة إنجاز المفتشين في المناطق المتماثلة خلال فترة من الزمن.
• من خلال معرفة المواقع ومستقبلاً حركة سير المفتش من موقع إلى آخر، تستطيع إدارة قسم رقابة الأغذية نقل أي مفتش من موقع إلى آخر بسهولة من منطقة إلى أخرى بدون الأخذ بعين الاعتبار معرفة المفتش للمنطقة أو المواقع المراد تفتيشها.
• في الحالات الإضطرارية والتي يجب فيها أن يتم سحب منتج معين من السوق يسمح النظام بعرض جميع المواقع أو الرخص التي قد تحتوي على هذا المنتج ويجب تفتيشها وسحب المنتج منها بسرعة.
• يستطيع أن يزيد النظام الجديد من كفاءة العمل لقسم رقابة الأغذية على جميع المستويات. وعلى سبيل المثال لو افترضنا أن النظام الجديد يوفر من 15 إلى 20 دقيقة كل يوم من وقت التنقل لكل مفتش من خلال خمس ساعات عمل في اليوم، فذلك يؤثر في تطوير كفاءة العمل بنسبة 5 إلى 10 %.
• إحدى الفوائد الغير مباشرة للنظام هي تقليل مصاريف الوقود للسيارات وكذلك الصيانة وقطع الغيار نظراً لتقليص فترات التنقل.

نماذج من التطبيق الفعلي على المشروع النموذجي:

يوضح الشكل أدناه ( رقم 3 ) جميع الرخص التجارية المتعلقة بالصحة العامة لمنطقتي المشروع النموذجي.  حيث يمثل كل لون نشاط محدد، مثلا هناك 16 مطعم، 11 كافتيريا، 21 سوبر ماركت،...الخ. 

 شكل رقم ( 3 ) الرخص المتعلقة بالصحة العامة في منطقتي المشروع النموذجي 

يوضح الشكل التالي ( رقم 4 ) جميع الرخص التجارية المتعلقة بالصحة العامة وهي باللون الأخضر، كما يوضح اللون الوردي جميع الصيدليات في منطقتي المشروع النموذجي..

 شكل رقم ( 4 ) مواقع الصيدليات في منطقتي المشروع النموذجي 

كما يوضح الشكل التالي ( رقم 5 ) بعض المواقع التي فتشت سابقاً خلال أسبوع عمل.  حيث يوضح الشكل التفتيش السابق لمنطقتي المشروع النموذجي من 1/2/2003 وحتى 5/2/2003 . حيث يظهر التفتيش بشكل عشوائي غير مخطط.

شكل رقم ( 5 ) مواقع التفتيش خلال أسبوع عمل في منطقة أبو شغارة

   كما يتيح استخدام نظم المعلومات الجغرافية معرفة المواقع التي فتشت حسب اسم كل مفتش . حيث يوضح الشكل التالي ( رقم 6 ) المواقع التي فتشت خلال ثلاثة شهور. ويرمز كل لون على المخطط لمفتش معين.

  شكل رقم ( 6 ) المواقع التي فتشت حسب اسم المفتش خلال ثلاثة أشهر

   كما يتيح النظام إمكانية اختيار أي موقع على المخطط وعرض جميع بياناته كالاسم التجاري، نوع النشاط، آخر تفتيش تم على الموقع، وقت التفتيش،... إلخ. كما هو مبين أدناه في الشكل رقم ( 7 ) 

شكل رقم ( 7 ) موقع سوبر ماركت جاينت على المخطط والمعلومات الخاصة بالتفتيش .

     يتيح النظام الجديد إمكانية تنفيذ استعلام معين من قاعدة بيانات الصحة العامة، ثم عرض النتيجة على المخطط. يوضح الشكل التالي ( رقم 8 ) بعض الرخص المؤشر عليها ومواقعها في منطقة المشروع النموذجي.

 شكل رقم ( 8 ) تنفيذ استعلام عن الرخص المتعلقة بالصحة وعكس نتيجة الاستعلام على المخطط.

    من الأعمال المهمة لقسم رقابة الأغذية متابعة المخالفات. وحيث يتيح استخدام نظم المعلومات الحغرافية تحديد مواقع المخالفات وإيجاد علاقة مكانية بين هذه المواقع. يوضح الشكل التالي مواقع مخالفات الحشرات والقوارض. حيث تمت مخالفة 48 رخصة لها علاقة بالصحة العامة أو الأغذية في منطقتي المشروع النموذجي.

شكل رقم ( 9 )المخالفات الخاصة بالحشرات والقوارض في منطقة أبو شغارة خلال مدة زمنية محددة 

مع عرض تصنيف تفاصيل هذه المخالفات .

   كما يمكن توضيح تفاصيل أكثر لتصنيفات مخالفات الحشرات والقوارض ومواقعها على المخطط. حيث بعض هذه الرخص لا توجد لديها عقود مع شركة مكافحة الحشرات والقوارض، وبعضها انتهى العقد ولم يجدد بعد، وبعضها اكتشاف وجود حشرات أوقوارض . ومن الشكل السابق ( رقم 9 ) يتبين وجود مجموعة من مخالفات الحشرات والقوارض المتنوعة وتبين وجود حالة واحدة فقط لقوارض. 

    هناك استخدامات وتطبيقات أخرى للتفتيش،  حيث تستطيع إدارة قسم رقابة الأغذية عرض جميع المواقع التي فتشت أو التي لم تفتش بعد خلال فترة زمنية محددة. مما يساعد ذلك في متابعة سير الأعمال وتوقع طلب العمل المستقبلي لتغطية تفتيش جميع المواقع. ويوضح الشكل التالي ( رقم 10 ) المواقع التي فتشت باللون الأحمر والمواقع العالقة باللون الأزرق خلال الفترة من 1/1/2003 وحتى 15/4/2003. وبالرغم من حرص إدارة الصحة العامة على تفتيش المواقع التي لها علاقة بالأغذية من خلال قسم رقابة الأغذية كل 35 يوم والمواقع الأخرى كل 60 يوم،  إلا أنه من خلال هذا التطبيق تبين أن هناك رخص لم تفتش لأكثر من مائة يوم.

 شكل رقم ( 10 )المواقع التي فتشت والمواقع التي لم تفتش خلال فترة محددة 

 استخدام المساعد الرقمي الشخصي مع إمكانيات المعلومات الجغرافية

     وبناء على هذه الدراسة ونتائجها فقد قررت بلدية الشارقة استخدام المساعد الرقمي الشخصي مع إمكانيات المعلومات الجغرافية للاستدلال على المواقع المراد تفتيشها و لإدخال البيانات في الموقع وكذلك طباعة أي إنذار أو مخالفة مباشرة في الموقع دون الحاجة للرجوع إلى المكتب الرئيسي.

الوضع اليومي للتفتيش قبل استخدام المساعد الرقمي الشخصي:

    يبدأ المفتش يومه عادة باستلام تقرير بالمواقع التي يجب تفتيشها كما يحددها مسئول التفتيش، فيبدأ بالتوجه للموقع المراد تفتيشه بناء على معرفته للمنطقة وإن كان المفتش جديد بالمنطقة فقد تتطلب عملية البحث عن الموقع مدة من الزمن. بعد إجراء المفتش لعملية التفتيش يقوم بتسجيل النتيجة في دفتر خاص وإن كانت هناك أي ملاحظات أو مخالفات فتسجل بالدفتر أيضا.  ثم يعود المفتش إلى مقر العمل ويدخل البيانات في الحاسوب ويقوم بطباعة الإنذارات أو المخالفات ويأخذ اعتماد مسئوله المباشر عليها .  ثم يقوم باليوم التالي بالتوجه إلى الموقع مرة أخرى لتسليم الإنذارات والمخالفات للرخصة.  والشكل التالي ( رقم 11 ) يوضح كيف كان الوضع بالنسبة للمفتش وحركته.

شكل رقم (11) الوضع اليومي للتفتيش قبل استخدام المساعد الرقمي الشخصي 

 الوضع اليومي للتفتيش بعد استخدام المساعد الرقمي الشخصي:

    بعد استخدام المساعد الرقمي الشخصي مع إمكانيات نظم المعلومات الجغرافية فقد أصبح المفتش يذهب إلى الموقع بناء على خارطة الموقع المحدد عليها المواقع التي يجب أن يزورها باللون الأحمر وبالتالي وإن كان المفتش جديد في المنطقة فإنه يستطيع الوصول إلى الموقع بسرعة، ثم يقوم بإدخال بيانات التفتيش مباشرة وطباعة أي مخالفات أو إنذارات بواسطة الطابعة المرتبطة بالجهاز دون الحاجة للرجوع إلى المكتب الرئيسي بالبلدية.  كما يمكن النظام الجديد المفتش من الإطلاع على التفتيش السابق ليعرف إن كانت هناك مخالفات سابقة للرخصة.  والشكل التالي (رقم 12 ) يوضح عملية التفتيش باستخدام المساعد الرقمي الشخصي.

 شكل رقم (12 ) الوضع اليومي للتفتيش بعد استخدام المساعد الرقمي الشخصي 

أثر استخدام المساعد الرقمي الشخصي على قسم رقابة الأغذية: 

• تقليص الوقت الذي كان يستخدم في الرجوع إلى المكتب لإدخال البيانات وطباعتها واعتمادها وإعادة إرساله إلى الموقع.
• تقليص الوقت في البحث عن أي رخصة حيث ساعد وجود الخارطة على جهاز المساعد الرقمي الشخصي من سهولة الاستدلال على الموقع حتى وإن كان المفتش جديد في التفتيش عن المنطقة.
• أصبح من السهل على المفتش الإطلاع على نتيجة التفتيش السابق والتأكد من عدم وجود مخالفة سابقة.
• أصبح بإمكان مسئول التفتيش متابعة الأعمال التي ينجزها المفتش وبالتالي ممكن إسناد أعمال إضافية للمفتش في حال انتهائه من العمل الموكل إليه.
• في حالة وجود أي شكوى ممكن إسناد عمل جديد للمفتش حتى وهو بالموقع حيث يسمح النظام بإرسال أعمال إضافية للمفتش على جهازه.
• نتيجة تقليص الوقت أصبح بإمكان المفتشين تغطية مواقع إضافية أكثر من السابق حيث كان بالسابق يقوم بالمتوسط بالتفتيش على خمسة رخص  وأصبح الآن يفتش سبعة رخص.
• نتيجة التخطيط للتفتيش وإرسال المفتش للمواقع القريبة جغرافيا، ساهم ذلك في تقليل حركة سيارات المفتشين وبالتالي توفير استخدام الوقود.

 العوامل الأساسية التي ساهمت في نجاح هذا التطبيق في بلدية الشارقة :

• دعم إدارة البلدية للفكرة وإنشاء لجنة عليا لمتابعة تطور العمل والإشراف على التنفيذ ولتذليل الصعاب والعقبات التي قد تواجه التطبيق.
• دعم إدارة رقابة الاغذية للفكرة وحماس المسئولين والموظفين لإجراء التغيير وكونهم رائدين في هذه التجربة في الدولة.
• التدريب الجيد للمفتشين وقد شمل التدريب معرفة طبيعة نظم المعلومات الجغرافية، كيفية قراءة المخططات ومعرفة مواقع التفتيش وخاصة في الأماكن التي تحتوي على مباني قليلة ولا يوجد بها معالم معمارية مهمة.
• التعاون المشترك بين إدارتي رقابة الأغذية وإدارة تقنية المعلومات منذ دراسة النظام وإجراء التغييرات المطلوبة على النظام القائم ومتابعة التنفيذ من قبل إدارة تقنية المعلومات والمشاركة في المسح الميداني وبخاصة شعبة تطوير الأنظمة وشعبة النظم الجغرافية وشعبة دعم المستخدمين.

 التوجه المستقبلي:

    استخدام نظم المعلومات الجغرافية مع نظام رقابة الأغذية يعد الخطوة الأولى من عملية التطوير المستمر لأعمال التفتيش بالبلدية. وعليه فإن التوجه المستقبلي يشمل الآتي:

• توسعة تطبيق استخدام المساعد الرقمي الشخصي وإمكانيات نظم المعلومات الجغرافية ليشمل بقية أعمال التفتيش في البلدية. وبالفعل تدرس حاليا البلدية تطبيق النظام في إدارة الأسواق و الإدارة الفنية المسئولة عن تفتيش المباني وكذلك عيادة البلدية.
•  تطبيق هذا المشروع في البداية كان على مدينة الشارقة فقط. التوجه المستقبلي أن يعمم المشروع ليشمل بقية مدن الإمارة،  كما أن بلدية الشارقة أصبحت مثال ناجح لبقية البلديات في الدولة.
• تنظر البلدية إلى إمكانية استخدام أفضل طريق على الخارطة routing للوصول للمواقع المراد تفتيشها لكل مفتش وعليه فإنه من خلال التعاون بين البلدية وبعض الدوائر الأخرى مثل التخطيط والمساحة، دائرة الأشغال العامة، إدارة المرور والتراخيص سيتم الحصول على بيانات الطرق. ويسهل ذلك العمل في الحالات الطارئة وخاصة عند ورود بيان من الأمانة العامة للبلديات لسحب منتج معين.
• تدرس البلدية إمكانية عمل بعض التحليلات البيئية وذلك بالتعاون مع قسم البيئة بالبلدية لتحديد التأثيرات البيئية للمصانع القريبة من الرخص المتعلقة بالصحة العامة ورقابة الأغذية، ووضع الشروط المناسبة وتحديد نطاق التلوث وبالتالي ممكن مستقبلاً استخدام إمكانية نظم المعلومات الجغرافية لاتخاذ القرارات المتعلقة بإعطاء الموافقات الخاصة بالرخص الجديدة ذات العلاقة بالصحة العامة من خلال تقييم المواقع المحيطة والتي قد تؤثر سلباً.
• من خلال المعلومات الجغرافية وبيانات التفتيش الدقيقة المدخلة بالنظام والتي تشتمل على جميع النتائج من حيث الإنذارات والمخالفات الخاصة بالرخص التجارية المتعلقة بنشاط الأغذية سيكون بالإمكان استخدام تقنيات حديثة للوصول إلى التفتيش الموجه أوتوماتيكيا من النظام والذي سيجعل جدول التفتيش يخرج من النظام أوتوماتيكيا مما سيخفف أعباء كثيرة عن مسئولي التفتيش في قسم رقابة الأغذية.
• تدرس البلدية حاليا مشروع نظام متابعة السيارات والمركبات بالبلدية وبالتالي ستكون سيارات المفتشين مراقبة، كما سيتم ربط مواقع التفتيش ومقارنته مع حركة السيارات بحيث لا يسمح للمفتش الوقوف في مناطق غير منطقة التفتيش لمدة زمنية محددة أو الخروج خارج حدود المدينة وإلا سيكون هناك نظام إنذار يصل للمسئول عن المفتشين.

     من خلال كل ما سبق، فإننا نود أن نؤكد بأن استخدام التقنية الحديثة ونظم المعلومات وتوفر البيانات والمعلومات يساهم كثيراً في تطور الأعمال بالمؤسسات الحكومية والتي تنعكس إيجابياً على المجتمع بأكمله. حيث تبين هذه الورقة مدى تأثير استخدام المساعد الرقمي الشخصي والترابط بين الأنظمة المعلوماتية ونظم المعلومات الجغرافية في مجال إدارة الصحة وقسم رقابة الأغذية وتطوير الأعمال على جميع المستويات التشغيلية والتخطيطية والإدارية ومساعدة متخذي القرار من خلال توفير المعلومات المطلوبة وبأساليب حديثة وانعكاس ذلك على المدينة وسلامة المجتمع.

[DOC] حمله من هنا